Làm gì để nâng cao năng suất làm việc?

Đã bao giờ bạn bước ra khỏi văn phòng sau một ngày làm việc 12 tiếng, hoàn toàn kiệt sức nhưng vẫn cảm thấy mình chưa đủ năng suất? Khả năng làm việc hiệu quả là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công trong nghề nghiệp của bạn.

Vậy làm sao để tăng năng suất làm việc, hoàn thành nhiều việc trong thời gian ngắn hơn – là điều luôn được làm nổi bật trong các thông tin tuyển dụng? Hãy cùng tìm hiểu sau đây nhé.

Rút ngắn thời gian hoàn thành

Quy luật Parkinson cho rằng nếu bạn có một khung thời gian cụ thể để thực hiện nhiệm vụ, thì bạn sẽ thường kéo dài mọi thứ để lấp đầy khoảng thời gian đã định. Điều này có nghĩa là bạn dành tất cả thời gian có sẵn để hoàn thành nhiệm vụ, ngay cả khi bạn không thực sự cần nó.

Để tránh vấn đề này, hãy tự rút ngắn deadline hoàn thành việc của mình. Lúc đó, bạn sẽ cảm thấy trách nhiệm cần phải tập trung cao độ để xong việc đúng hạn hơn.

Lên lịch trước cho các ngày trong tuần

Thông thường, những ngày làm việc kém hiệu quả nhất thường là những ngày không được lên kế hoạch trước. Khi bạn không xác định trước mình sẽ làm gì, bạn sẽ cứ loanh quanh hết việc này đến việc khác mà chẳng hoàn thành bất cứ việc gì. Một lịch trình rõ ràng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và thực hiện từng kế hoạch theo thứ tự mà không cần do dự.

Bên cạnh đó, bạn cũng nên tránh xếp lịch kín 100% cả tuần. Hãy để trống một vài buổi để sẵn sàng sử dụng thời gian này cho những công việc đột xuất quan trọng.

Xử lý các tác vụ nhỏ hết trong một lần

Dù muốn hay không, bạn sẽ luôn bị ngáng đường bởi những nhiệm vụ lẻ tẻ như trả lời email, nhận xét hồ sơ, in ấn, phân loại giấy tờ, gọi điện thoại… Bí quyết để tăng năng suất làm việc là giải quyết hết trong một lần, tức là bạn có thể gộp vài công việc tương tự nhau vào cho cùng một lần thực hiện. Điều này giống như giặt quần áo vậy: thay vì cứ giặt mỗi khi có một đôi tất bẩn, bạn có thể gộp nhiều quần áo với nhau để giặt chung.

Việc dành ra một hoặc hai giờ cuối mỗi ngày làm việc để xử lý hết các nhiệm vụ nhỏ rất hiệu quả. Bằng cách đó, bạn sẽ không bị phân tâm khỏi những công việc có tính ưu tiên cao hơn.

Tối giản hóa công việc của bạn

Ngày nay, chúng ta đang sống trong một xã hội luôn đề cao hai từ “nhiều hơn”: làm nhiều hơn, đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn, triển khai nhiều dự án hơn… Nhưng nhiều hơn không phải lúc nào cũng tốt hơn.

Trên thực tế, việc làm quá nhiều việc khác nhau một lúc đang phá hủy sự tập trung của bạn. Tâm trí của chúng ta bị dàn trải ra quá nhiều nhiệm vụ và dự án khác nhau – và đó là lý do tại sao rất nhiều người trong chúng ta cảm thấy căng thẳng, quá tải và bế tắc, mặc dù đã làm việc chăm chỉ hết sức.

Thay vì cố gắng đa nhiệm, hãy đơn giản hóa công việc bằng cách xác định những nhiệm vụ, dự án và mục tiêu nào thực sự quan trọng. Tập trung vào những việc đó càng nhiều càng tốt và loại bỏ hoặc ủy thác phần còn lại cho những người khác trong nhóm. Bằng cách này, bạn có thể tập trung nguồn lực của mình để tạo ra giá trị cao nhất.

“Cách ly” khỏi chiếc điện thoại của bạn

Đối với phần lớn chúng ta, điện thoại là nhân tố số một tác động xấu đến năng suất làm việc. Khi bạn cần tập trung cao độ, những thông báo tin nhắn, email, mạng xã hội sẽ nhảy liên tục khiến bạn phân tâm.

Tâm lý của số đông là muốn kiểm tra điện thoại bất cứ khi nào nó đổ chuông để không lỡ việc quan trọng. Dần dần, nó tạo thành thói quen mở điện thoại ngay cả khi không cần thiết, lấn chiếm vào thời gian làm việc của bạn. Vì vậy, trừ khi bạn cần nghe một cuộc điện thoại khẩn cấp, hay bạn cần sử dụng một ứng dụng nào đó phục vụ công việc, hãy để chiếc điện thoại ở ngoài tầm với.

Năng suất không được tính dựa trên số giờ bạn làm việc, mà tính trên lượng công việc bạn hoàn thành được bao nhiêu. Hãy sử dụng những mẹo trên để tạo bước đột phá trong năng suất làm việc của mình ngay hôm nay nhé!

Hà Phương