6 điểm cần lưu ý để sắp xếp công việc khoa học

Sắp xếp công việc khoa học là một kỹ năng mà bất kì ai xác định muốn làm việc hiệu quả cần phải học hỏi. Một số người khá bận rộn dù công việc của họ không nhiều, ngược lại một số hoàn thành được khối lượng công việc khổng lồ mà vẫn có thời gian thư giãn, đó chính là sự khác biệt của việc lập kế hoạch. Vậy làm thế nào để làm việc hợp lí và hiệu quả?

6 điểm cần lưu ý sau đây hy vọng sẽ giúp bạn có được cách sắp xếp công việc khoa học nhất – điều bạn cần thể hiện trong các cuộc phỏng vấn, dù bạn đang tìm việc làm tiếng Nhật hoặc bất cứ ngành nghề nào khác.

Lên danh sách tất cả việc cần làm

Muốn sắp xếp công việc khoa học thì điều đầu tiên và cơ bản nhất là lên danh sách những việc cần làm, đảm bảo bạn không bỏ sót việc nào. Hãy nghiên cứu sắp xếp tên công việc đi kèm với mốc thời gian cần phải hoàn thành (deadline). Hãy đảm bảo bản kế hoạch này là khả quan có thể thực hiện để không phải sửa đi sửa lại vì những điểm bất hợp lí. Vì với kế hoạch lộn xộn, thiếu đầu tư sẽ làm cho quá trình làm việc về sau bị rối, phá vỡ các thời hạn và phải bị thay đổi về sau.

6 điểm cần lưu ý để sắp xếp công việc khoa học

Ưu tiên việc khẩn cấp và quan trọng

Một trong những cách sắp xếp công việc khoa học đó là theo thứ tự ưu tiên công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng. Công việc có độ cấp thiết ưu tiên thực hiện trước nhất, việc chưa cần thiết sắp xếp làm sau. Chẳng hạn trong 1 ngày ngày, bạn vạch ra 3 việc quan trọng cần làm. Bạn xác định việc nào khẩn cấp và quan trọng, ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng (mục tiêu) nhiều nhất thì ưu tiên làm trước. Cách sắp xếp này nhằm đảm bảo cho bạn đạt hiệu suất công việc cao hơn vì không bỏ qua việc quan trọng, khẩn cấp.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc khó, việc phức tạp

Trong bản kế hoạch, bạn cũng cần lưu ý đến độ khó, độ phức tạp của tính chất từng công việc. Với việc khó hơn, có tính chất quyết định hay liên quan đến nhiều bên thực hiện, chẳng hạn phải thuyết phục đối tác, khách hàng hay kết hợp giữa các bộ phận mới hoàn thành được công việc… thì ưu tiên làm trước. Việc có tính chất đơn giản và chủ động làm một mình thì sắp xếp sau. Việc khó cần nhiều thời gian thì ưu tiên nhiều hơn về thời hạn hoàn thành, trái lại việc đơn giản thì nên dành ít thời gian hơn…

Luôn dự trù vấn đề phát sinh

Có những trường hợp bạn đã thực hiện đúng theo kế hoạch, tuy nhiên trong công việc không thể tránh khỏi những phát sinh. Điều này đôi khi xuất phát từ chính bạn như sức khỏe, việc riêng đột xuất, trở ngại như thiếu vốn, thiếu ngân sách, thời tiết xấu, thiết bị làm việc bị hư hỏng, cấp trên thay đổi mục tiêu, đồng nghiệp hỗ trợ nghỉ ốm… nhưng cũng có thể từ khách quan về phía đối tác, khách hàng hay người có liên quan chậm trễ hoặc gặp sự cố. Do đó điều quan trọng là bạn cần dự trù vấn đề phát sinh để có phương án dự phòng hợp lí, đảm bảo công việc không bị ảnh hưởng dù gặp phải các lí do trên.

6 điểm cần lưu ý để sắp xếp công việc khoa học

Không ôm đồm hay “phi thực tế”

Bạn sẽ không bao giờ sắp xếp công việc khoa học nếu như ôm đồm cho mình quá nhiều việc hoặc vạch ra một kế hoạch thiếu thực tế. Bạn sẽ không có đủ thời gian dù cố gắng hết sức, thậm chí ngay cả khi cắt giảm thời gian cho các vấn đề cuộc sống để tập trung công việc. Một số người ôm đồm quá nhiều việc khiến bản thân họ đôi khi cảm thấy rối trí, mất khả năng sáng tạo và cạn kiệt năng lượng. Điều này lại tạo ra tác dụng ngược làm cho công việc kém chất lượng hoặc không thực hiện đúng như sắp xếp ban đầu. Làm việc độc lập là tốt nhưng trong trường hợp cần thiết bạn có thể nhờ đến sự trợ giúp từ người khác.

Cần những khoảng thời gian trống

Khi sắp xếp công việc, bạn cần dành ra những khoảng thời gian trống giữa các mốc thời điểm chẳng hạn cuối tuần, cuối tháng…. Các khoảng thời gian trống này giúp bạn kiểm tra lại việc đã làm và chuẩn bị tốt hơn cho công việc sắp tới. Bên cạnh đó nó còn giúp bạn có một chút thời gian nghỉ ngơi, thư giãn để không bị áp lực hay quá sức vì làm việc liên tục.

Sắp xếp công việc khoa học là một kỹ năng mềm quan trọng bạn nên có. Các nhà tuyển dụng thường chú trọng kỹ năng này ở ứng viên. Một người giỏi sắp xếp công việc sẽ làm việc hiệu quả hơn rất nhiều người “không kế hoạch”. Hầu hết những người thành công, giữ vị trí lãnh đạo, chủ chốt, quản lí, hay ngay cả nhân viên ưu tú đều có kế hoạch khoa học cho công việc của mình. Để làm việc với năng suất cao và chất lượng tốt bạn cần rèn luyện kỹ năng xây dựng kế hoạch làm việc khoa học, đó chính là bước đệm giúp bạn thành công hơn trong sự nghiệp.

 

Tags: Công Nghệ

Đăng nhận xét

Tin liên quan